EBYS-Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi

efatura-edefter-earşiv-orka-gebze-ofista-yazılım-eimza-malimühür-muhasebe-bulut muhasebe


E-Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kurumların faaliyetleri sırasında oluşturdukları her türlü dokümantasyonun, üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir. EDM EBYS, standart EBYS den farklı olarak sadece bir arşiv ya da süreç yazılımı değildir. İhtiyaca göre şekillendirilebilen bir çözüm paketidir. Bu paket, müşteri etkileşim yönetimini gerçekleştiren bir iş zekasıdır.


EBYS ile Neler Yapılabilir?


  • Var olan veri kaynaklarına bağlanabilir; İstenildiğinde kurumlar, var olan tüm veri kaynaklarına (SAP, New Frame, sosyal medya, printer, tarayıcı, telefon vb.) bağlanarak dokümanları sıfır noktasında oluşturup işleyebilirler.
  • Veri kaynaklarını dinleyebilir; İşledikleri veri kaynaklarını e-mail, faks, sms ile Twitter, Facebook gibi sosyal medya kanallarını da dinleyerek, anket sistemleri, kampanya yönetim sistemleriyle beraber hareket edebilirler.
  • Etkileşime geçilebilir; Dinleyip harekete geçebilen diyalog sistemine, yani etkileşime geçebilen bir alt yapıya sahiptir. Tanımlanan sürece göre ve hatta bağlandığı kaynak ve dinlediği içeriği değerlendirerek alternatif ve paralel yollarla otomatik değişebilen bir sistemdir.
  • Taranmış kağıt dokümanlar, fakslar, mailler, web mesajları, sosyal medya mesajları, JPAG dahil her formatta dijital dosyalar, tekst haline dönüşür, sonra okunabilir ve üzerine yazılabilir formatta, görevli kişiler arasında süreçlerde dolaşır, yorum ya da başka dokümanlar eklenebilir, paraflanır, imzalanır ve muhatabına gönderilir. Sürecin her aşmasında basılabilir ve ayrı versiyon olarak arşivlenir.
  • Sürecin her aşamasının ne kadar sürdüğü ve ne kaliteyle tamamlandığı raporlanarak analiz ve performans yönetimi sağlanır. Mesela Belediye Başkanı, vatandaşların çağrı merkezi, mail, web, beyaz masa ve sosyal medyadan ilettiği her istek ve şikayetin cevabının ve yerine getirilmesinin süreçlerini kişi bazında izler, birikme yapanların ve gecikenlerin raporunu miktar ve gecikme süreleriyle alır.
  • Süreçteki hiçbir görevli kişi dokümanı almadım ya da okumadım diyemez. EBYS sisteminde yasal olarak süreçte bir kişinin kendisine gelen her doküman sonucunda, «aldı ve okudu» hükmü gerçekleşir. Böylece mesela, Belediye meclis üyeleriyle yazışmalar hızlanır.
  • EBYS sistemiyle yıllar öncesine ait dokümanlar; tarih, konu, gönderen, alan, sayı vb kriterlerle saniyeler içinde bulunabildiği gibi, doküman içinde geçen birkaç kelimenin sırasız yazılmasıyla da bulunabilir. EBYS sistemiyle, kişiler sadece yetkili tanımlandıkları dokümanlara erişebilirler.
  • EBYS sisteminde bahsi geçen tüm işlevler mobil ortamda, android, IOS ve Microsoft gibi yazılımlarla da çalışmaktadır. Mesela Başkan yurtdışından ya da arazideyken tüm dokümanları onaylayabilir, imzalayabilir, vatandaşların taleplerine personellerinin performansını izleyebilir.
  • Özetle, işler hızlanır, performans yönetimi kolaylaşır, her mekan ofis olur, karışıklık, kağıt kullanımı ve iletim masraf ve zaman kayıpları yok olur. Kamu kurumlarının hizmet gücü, şirketlerin rekabet gücü katlanarak artar, yenilikçi ve hayatı kolaylaştıran herkesin çalışmak istediği kurum imajı ortaya çıkar.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Özellikleri


Temel


  • Web tabanlı ara yüz ile mobil cihazlardan ve her mekandan sisteme erişebilme
  • HTML 5, Ajax ara yüzler, Dotnet 4.0, WCF yazılım alt yapısıyla esnek çalışma
  • İş süreç otomasyonu ile tam entegrasyon
  • İhtiyaca göre geliştirilebilecek profil form oluşturma alt yapısı
  • Yetkilendirme alt yapısı ile sistem ve bilgi güvenliği koruması
  • Dokümanlara ekli dosyalar ekleyebilme
  • Dokümanlar arasında ilişki tanımlayabilme
  • Doküman görüntüleyiciler
  • Chek-in / Check-out mekanizması ÖZELLİKLER

İndeksleme


  • Word, Excel, Powerpoint, PDF vb formatlarda içerik indeksleme
  • Doküman aramada lojik ifadeler kullanabilme
  • Resimleri OCR ile otomatik indeksleme
  • Image PDF leri indeksleme

Ölçeklenebilirlik


  • Dokümanları ister dosya sisteminde ister veri tabanında saklayabilme
  • Sınırsız kütüphane oluşturabilme
  • Her bir dijital kütüphaneyi farklı depolama alanlarında saklayabilme
  • Birden fazla veri tabanı ve dosya sistemi ile entegre çalışabilme
  • Milyonlarca doküman ve tera byte lar seviyesinde depolama kapasitesi sunabilme

Dağıtık Çalışma ve Cache Desteği


  • Dağıtık çalışan organizasyonlar ile tam uyumluluk sağlayabilme.
  • İşlenen tüm veriler tek bir merkeze, veri havuzunda toplama.
  • Şube yapısı olan yapılarda local cache leme yapılabilir.
  • Local cache ler belirli aralıklarla merkezle senkronizasyon sağlanarak toplanabilir.
  • Düşük veri hızlarında da yüksek performanslı çalışabilme.

E-İmza Uyumlu Yapı


  • Yasal geçerli yapıya sahip e-imza yapısı
  • PDF dosyalarına entegre e-imza yapısı
  • Oluşturulan formları searchable PDF olarak export etme yapısı
  • Belgeleri, iş akışı otomasyonu ile e-imzalı onaya gönderme yapısı Sayısallaştırma

Sayısallaştırma Yönetimi


  • Dokümanları hızlıca elektronik ortama aktarma
  • Dokümanları kolayca sınıflandırma
  • Doküman yönetimine ve diğer tüm operasyonel İş akışı ile entegrasyon
  • Personel verimliliğini arttırır, performansını ölçer
  • Standart dışı tarama ve doküman oluşumunu engeller
  • Hızlı tarayıcılarla entegrasyon
  • Görüntü iyileştirme özelliği
  • OCR ile full-text arama ve indexleme özelliği
  • Form işleme özellikleri